✦
Входящие документы
Регистрируем файл или электронный документ, определяем тип, ответственного и обязательные реквизиты.
Автоматизация документооборота
Автоматизация документооборота под процессы компании
Связываем поступление документа, проверку, согласование, исполнение и передачу в учётную систему в один маршрут с понятными ролями, сроками и исключениями.
Что берём в работу
Один тип документа и один сквозной маршрут
- Вход
- Примеры документов, источники, роли, правила, сроки, используемые системы и известные исключения.
- Первый результат
- Рабочий маршрут одного типа документа с журналом, уведомлениями и ручным разбором исключений.
- Интеграции
- 1С, CRM, СЭД, ЭДО, почта, формы и файловые хранилища — только в границах согласованного процесса.
- Контроль
- Юридически значимые, платёжные и другие критичные действия остаются за уполномоченным сотрудником.
Рабочая схема
От документа до подтверждённого результата
Три точки приёмки первой версии
01
ПриёмРегистрация и проверка
Фиксируем источник, тип, версию, обязательные поля и владельца документа.
02
МаршрутРоли и решения
Назначаем этапы, сроки, замещение и действия при возврате или неполных данных.
03
РезультатПередача и журнал
Отправляем подтверждённые данные в целевую систему и сохраняем историю маршрута.
Сценарии
Что можно автоматизировать
Конкретная система выбирается после разбора маршрута: готовая СЭД, настройка 1С, интеграция или отдельный модуль.
✦
Согласование договоров
Проводим документ по ролям и срокам, сохраняем версии, замечания и итоговое решение.
✦
Счета на оплату
Связываем заявку, основание, лимит, согласование и передачу утверждённых данных бухгалтеру.
✦
Внутренние заявки
Создаём единый маршрут служебных записок, запросов, ознакомления и исполнения поручений.
✦
Распознавание и проверка
Извлекаем реквизиты из файлов, проверяем правила и отправляем сомнительные поля человеку.
✦
Интеграция с 1С и ЭДО
Передаём подтверждённые данные и статусы по контролируемому контракту с журналом ошибок.
Архитектура
Из каких слоёв состоит решение
Электронный файл, ЭДО и автоматизированный маршрут решают разные части задачи. Их связывают через единый идентификатор, статусы и правила доступа.
| Слой | За что отвечает | Что проверяем |
|---|---|---|
| Приём и регистрация | Источник, тип, версия и карточка документа | Формат, дубли, обязательные сведения |
| Данные и распознавание | Извлечение реквизитов и связь со справочниками | Уверенность, арифметика, ручные исключения |
| Маршрут | Роли, этапы, сроки, возвраты и замещение | Полномочия, актуальная версия, причина решения |
| Подписание и ЭДО | Юридически значимое действие и обмен | Вид подписи, участники, статус доставки |
| 1С и другие системы | Передача подтверждённых данных и итоговых статусов | Идемпотентность, очередь ошибок, сверка |
| Архив и аудит | Хранение оригинала, версий и истории действий | Доступ, срок хранения, неизменность журнала |
Границы первой версии
Сначала маршрут, затем масштабирование
Выбираем один тип документа, подразделение и конечное действие. Перенос всего архива, замена всех систем и автоматическое принятие критичных решений не включаются без отдельного обследования.
Для юридически значимого ЭДО и персональных данных требования проверяются по конкретному процессу, ролям и используемым сервисам.
Связанные маршруты
Покажите один маршрут документа
Назовите тип документа, источник, участников, текущие системы и итоговое действие. Этого достаточно, чтобы определить границы первого пилота.